Protezione dati
Scopo del trattamento dei dati
In ottemperanza all'obbligo previsto dalla legge sulla protezione degli informatori (HinSchG), è stato istituito un ufficio di segnalazione interna digitale con il sistema di whistleblower AdvoWhistle. AdvoWhistle fa parte del Sistema di gestione della conformità.
Dipendenti, clienti, partner commerciali o altre persone che forniscono informazioni possono utilizzare AdvoWhistle per segnalare sospette violazioni delle leggi e delle norme interne in modo sicuro e riservato. Ciò ha lo scopo di promuovere l'individuazione e la prevenzione di violazioni significative delle norme e di scongiurare rischi e danni considerevoli.
Responsabilità
Il responsabile del trattamento dei dati personali nel contesto di un rapporto avvocato-cliente è: Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte PartGmbB, Große Langgasse 1A, 55116 Mainz, Germania, telefono +49 6131 287700, e-mail advowhistle@bwb-law.de (di seguito "avvocati di fiducia").
Responsabili del contenuto sono l'avvocato Stephanie Kappen e l'avvocato Christian Faber. Il responsabile della protezione dei dati aziendali di Bette Westenberger Brink Rechtsanwälte è raggiungibile all'indirizzo sopra indicato e all'indirizzo datenschutz@bwb-law.de.
Infrastruttura tecnica
Gli avvocati di fiducia utilizzano il software del sistema whistleblower del fornitore di servizi tecnici iComply GmbH, Große Langgasse 1A, 55116 Mainz, Germania.
I dati personali e le informazioni inserite sono conservati in un database gestito dal fornitore di servizi tecnici in un centro dati certificato ISO/IEC 27001. Solo i legali di fiducia esplicitamente autorizzati possono visualizzare i dati. La crittografia end-to-end di tutti i dati, la protezione con password a più livelli, le misure tecniche e organizzative e la certificazione periodica garantiscono che i fornitori di servizi tecnici, il gestore del centro dati e altri terzi non abbiano accesso ai dati.
Base giuridica
La base giuridica per l'elaborazione delle informazioni che rientrano nell'ambito di applicazione della legge sulla protezione degli informatori è l'obbligo legale ai sensi dell'art. 6 comma 1 c) DSGVO in combinato disposto con l'art. 10 della legge sulla protezione degli informatori (HinSchG).
La base giuridica per l'elaborazione delle segnalazioni relative a violazioni delle norme interne è l'interesse legittimo prevalente all'individuazione e alla prevenzione di violazioni significative delle norme e alla conseguente prevenzione di rischi e danni ai sensi dell'Art. 6 comma 1 f) DSGVO.
Utilizzo del portale di segnalazione
L'utilizzo di AdvoWhistle è su base volontaria. Quando si invia una segnalazione, AdvoWhistle raccoglie i seguenti dati e informazioni personali:
- persona che effettua la segnalazione: nome (se l'utente rivela la propria identità), dati di contatto (se li fornisce).
- persone colpite dall'incidente: Nome e cognome, informazioni su incidenti e sospette violazioni della legge e delle norme.
- Testimoni e/o terzi citati nell'avviso (ad esempio, clienti, fornitori, colleghi o partner commerciali): nome e cognome, dati di contatto.
È possibile inviare file allegati quando si presenta una segnalazione e si inviano integrazioni. Se si vuole mantenere l'anonimato, i dati personali nascosti devono essere rimossi prima dell'invio. Se ciò non fosse possibile, è possibile copiare solo il testo di questi file nel modulo di segnalazione digitale, oppure inviare le stampe di questi file all'indirizzo postale dei consulenti confidenziali.
Riservatezza
Le informazioni in arrivo vengono ricevute da una ristretta cerchia di consulenti confidenziali espressamente autorizzati e sono sempre trattate in modo confidenziale. I consulenti confidenziali esaminano i fatti del caso e, se necessario, effettuano ulteriori chiarimenti sui fatti. Chiunque abbia accesso ai dati è tenuto a mantenere la riservatezza.
Per l'ulteriore elaborazione delle informazioni ricevute, è regolarmente necessario trasmettere le informazioni al cliente. Se concordato, l'Avvocato di fiducia dovrà sempre ottenere il consenso esplicito della persona che fornisce le informazioni prima di trasmetterle.
Se il cliente è domiciliato al di fuori dell'Unione Europea e se esistono normative diverse sulla protezione dei dati personali, l'Avvocato di fiducia dovrà sempre assicurarsi che nella trasmissione delle informazioni vengano rispettate le disposizioni pertinenti della legge sulla protezione dei dati.
Informazioni su persone accusate
In linea di principio, gli avvocati di fiducia non sono tenuti a informare gli imputati di aver ricevuto informazioni che li riguardano, poiché agli avvocati si applica l'eccezione al segreto professionale di cui all'articolo 14, paragrafo 5, lettera d) del Regolamento sulla protezione dei dati. Il contenuto delle informazioni viene raccolto ed elaborato nell'ambito del rapporto con il cliente.
Diritti dell'interessato
Le persone i cui dati personali vengono elaborati (soggetti interessati) hanno il diritto di ricevere, su richiesta e gratuitamente, informazioni sui dati personali memorizzati su di loro, sulla loro origine e sui destinatari e sullo scopo del trattamento dei dati. Se trattiamo i vostri dati sulla base del nostro legittimo interesse, avete il diritto di opporvi al trattamento se sussistono motivi legittimi derivanti dalla vostra situazione particolare (diritto di opposizione).
Inoltre, gli interessati hanno il diritto alla rettifica dei dati personali inesatti, il diritto alla cancellazione dei dati personali, il diritto alla limitazione del trattamento dei dati personali, il diritto alla portabilità dei dati.
Gli interessati hanno inoltre il diritto di presentare un reclamo a un'autorità di controllo. A tal fine, gli interessati possono rivolgersi all'autorità di controllo del luogo di residenza abituale o del luogo di lavoro o ai consulenti riservati.
Periodo di conservazione dei dati
La documentazione degli avvisi e i dati personali in essa contenuti vengono generalmente cancellati tre anni dopo la conclusione del procedimento. In singoli casi, la documentazione può essere conservata più a lungo per soddisfare i requisiti previsti dalla legge sulla protezione degli informatori (HinSchG) o da altre disposizioni di legge, purché ciò sia necessario e proporzionato. Anche la valutazione finale viene conservata a scopo di documentazione.